कार्यालय पत्र एवं उनके प्रारूप, Official letters Format

कार्यालय पत्र एवं उनके प्रारूप

 शासकीय पत्र
सरकारी कार्यालयों में प्रयुक्त होने वाले पत्र जिन्हें एक सरकारी अधिकारी दूसरे सरकारी अधिकारी,किसी व्यक्ति, फर्म, संस्था अथवा अन्य व्यावसायिक संगठन को सरकारी कार्यों के सम्पादनार्थ लिखता है। ये पत्र सदैव औपचारिक शैली में लिखे जाते हैं!

अर्द्धशासकीय पत्र
सरकारी अधिकारियों के मध्य, सरकारी काम से व्यक्तिगत शैली में लिखे जाने वाले पत्र अर्द्धशासकीय पत्र कहलाते हैं। इनका उद्देश्य सरकारी कार्यों में तत्परता और द्रुतगति प्रदान करना है साथ ही किसी विशेष बात की ओर ध्यान आकृष्ट करना है।

परिपत्र या सर्कुलर
जब कोई सरकारी पत्र या ज्ञापन एक साथ अनेक विभागों,अधिकारियों या कर्मचारियों को भेजा जाता है, तो उसे परिपत्र या गश्तीपत्र भी कहते हैं। इसमें प्रेषक एक ही अधिकारी होता है तथा पाने वाले अनेक होते हैं।

अधिसूचना (Notification)
राजपत्रित अधिकारियों की नियुक्ति, पदोन्नति, स्थानांतरण और उनके अवकाश स्वीकृति की सूचनाओं को राजपत्र में प्रकाशित करने के लिए अधिसूचना का प्रयोग किया जाता है। इसके अलावा सरकारी अधिकारियों को अधिकार सौंपने, वापस लेने के लिए नए नियम, उपनियमों व आदेशों को लागू करने के लिए अधिसूचना का प्रयोग किया जाता है। इसमें अन्य आलेख की भाँति संख्या, दिनांक तथा विभागीय अधिकारी के हस्ताक्षर होते हैं।

कार्यालय आदेश
सरकारी कार्यालयों के कर्मचारियों से संबंधित नियम अथवा सूचना के लिए जो पत्रलिखे जाते हैं कार्यालय आदेश कहलाते हैं। सामान्यतः कार्यालय आदेश का प्रयोग नियुक्ति, पदोन्नति, अवकाश स्वीकृति, स्थानांतरण एवं कार्य संपादन संबंधी नियम आदि के प्रयोग के लिए किया जाता है। इसमें संबोधन और स्वनिर्देश नहीं होता है।

कार्यालय ज्ञापन (Memorandum)
ज्ञापन का अर्थ होता है ज्ञान कराना, अतः इसे स्मृति पत्र भी कहते हैं। ज्ञापन दो प्रकार का होता है :-
1.सरकारी ज्ञापन, 2. सामान्य ज्ञापन।
कार्यालय ज्ञापन अधीन कार्यालयों या कर्मचारियों से संबंधित विशिष्ट कार्यालयी पत्र होता है। इसका प्रेषक सरकारी अधिकारी होता है।